CHAPTER 5: PROJECT SCOPE MANAGEMENT

Scope. Scope berkaitan pada semua pekerjaan dalam menciptakan (creating) produk dari proyek dan proses yang digunakan dalam proyek.

Dalam scope dikenal dua istilah, yaitu: product scope dan project scope.

Product Scope	Project Scope
Features dan function menjadi karakteristik atau ciri-ciri dari sebuah produk, layanan atau hasil dari proyek	Proses untuk membuat atau menciptakan sebuah produk, layanan, atau hasil dengan menggunakan features dan function
Penyelesaian produk diukur sesuai dengan product requirements	Penyelesaian produk diukur sesuai dengan project management plan.

Dalam project scope management terdapat enam proses, yaitu:

A. Planning process

    1. Plan scope management. Tujuan proses ini untuk mendefiniskan bagaimana cara me-managed scope.

Gambar diatas menunjukkan ITTO (inputs, tools and techniques, outputs) dari proses plan scope management. Dalam input yang menjadi key inputs adalah project management plan dan project charter. Tools and techniques utama adalah expert judgement dan meetings. Output utama adalah scope management plan dan requirement management plan. Scope management plan berisikan proses persiapan yang mendetail atau perencanaan-perencanaan yang dilakukan selama proses scope berlangsung. Sedangkan requirement management plan berisikan tentang bagaimana requirement dapat direncanakan, tracked, dan direport.

    2. Collecting requirements. Pada proses ini mengumpullkan semua hal yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek.

Gambar diatas menunjukkan ITTO pada proses collect requirements. Yang menjadi input utama dalam proses ini adalah scope management plan, requirements management plan, project charter, stakeholder register. Untuk tools and techniques perlu untuk menggunakan interview, focus groups, facilitated workshops. Output utama dari proses ini adalah requirements documentation dan requirements traceability matrix.

    3. Define scope. Pada proses ini melakukan seleksi atau memilah-milah yang sesuai dengan kebutuhan selama proses penyelesaian proyek berlangsung.

Gambar diatas menunjukkan ITTO dari proses defining scope. Yang menjadi key inputs adalah project charter, requirements documentation, and organizational process assets. Key tools and technique, outputs pada proses ini adalah seperti dalam gambar.

    4. Create WBS. WBS adalah dokumen yang berisi pengelompokan pekerjaan dalam satu proyek yang mendefiniskan keseluruhan dari scope project.

Gambar diatas menunjukkan ITTO, key inputs dalam proses ini sama seperti gambar. Key tools and technique adalah decomposition. Decomposition adalah proses membagi project deliverables menjadi bagian yang kecil dengan tujuan agar mudah dalam penyelesaiannya. Key outputs adalah scope baseline (terdiri dari project scope statement, WBS, WBS dictionary) dan project documents updates.

B. Monitoring and controlling process

    5. Validate scope. Proses ini dikenal sebagai verifikasi dari proyek, yaitu dengan melebitkan penerimaan secara formal hasil dari penyelesaian proyek scope.

Pada proses ini, key inputs, tools, output sesuai dengan gambar. Inspection yaitu proses melakukan audit atau mengecek kembali apakah yang dilakukan sesuai atau tidak. Jika sesuai maka accepted deliverables, apabila tidak sesuai maka akan dilakukan change request.

    6. Control scope. Proses ini melakukan controlling perubahan untuk proyek scope.

Variance analysis hanya digunakan pada saat controlling scope saja.